Wij hebben deze privacy- en cookieverklaring opgesteld om je duidelijk te maken dat wij de privacy van alle persoonsgegevens waarmee we binnen Solimas in aanraking komen zeer serieus nemen. Om die reden worden de door ons verzamelde persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Wij houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

In deze verklaring willen we je goed informeren over ons privacy- en cookiebeleid. Als je vragen hebt of meer informatie wil, neem dan contact op met Solimas via: info@solimas.nl.

1. Wie is Solimas?

Solimas is een groep van ICT-dienstverleners in Nederland. Vanuit diverse locaties werken onze medewerkers dagelijks aan het beheer van de ICT voor honderden klanten. Onze gebundelde kennis, ervaring en slagkracht als groep stelt ons in staat om complexe ICT-vraagstukken aan te pakken. Door onze lokale aanwezigheid geven wij onze klanten persoonlijke aandacht en zijn we nauw betrokken bij hun business.

Onze visie en portfolio zijn volledig gericht op het leveren van geweldige ICT aan de medewerkers van onze klanten. Eindgebruikersgeluk (user happiness) staat bij ons centraal in wat we beloven en doen. Tevreden medewerkers zorgen namelijk voor tevreden klanten. Een veilige werkplek, betrouwbare toegang en hybride platforms vormen daarbij de basis voor onze dienstverlening.

2. De persoonsgegevens die wij verwerken met bijbehorende doeleinden en bewaartermijnen:

Uitvoering van overeenkomsten

Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten voor ICT dienstverlening en het onderhouden van de daaruit voortvloeiende relaties, inclusief bijbehorende marketingactiviteiten. Hiervoor verwerken we jouw naam, telefoonnummer, emailadres, bedrijfsnaam, eventuele financiële of fiscaal relevante gegevens, en de daarbij behorende correspondentie.

Wij gebruiken deze gegevens omdat deze nodig zijn voor de overeenkomst of het sluiten of afwikkelen daarvan. Wij bewaren deze gegevens zolang als nodig om onze diensten en overeenkomsten goed uit te kunnen voeren. Daarna vernietigen wij deze, tenzij we wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

Klikgedrag en bezoekgegevens

Bij het gebruik van onze website verkrijgen wij algemene bezoekgegevens. Het gaat dan om het IP-adres van jouw computer, het tijdstip van opvraging en gegevens die jouw browser meestuurt. Wij gebruiken deze gegevens voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website.

Wij gebruiken deze gegevens vanwege ons legitiem belang bij het monitoren en verbeteren van onze website. Geanonimiseerde gegevens (waarin geen persoonsgegevens meer zitten) bewaren wij zo lang als ze relevant zijn voor ons.

Cookies

Als je onze website bezoekt worden cookies geplaatst op jouw pc voor verschillende doelen. Deze cookies kunnen functioneel of analytisch zijn en sommige tracken jouw surfgedrag. Daarom wordt voor deze laatste type cookies uitdrukkelijke toestemming aan jou gevraagd. Met de plaatsing hiervan worden persoonsgegevens verwerkt, zoals het IP-adres. Zie verderop graag onze cookieverklaring waarin we uitleggen wat deze cookies precies doen en waarom ze er zijn.

Het verwerken van sollicitaties

Voor het verwerken van sollicitaties verwerken wij persoonsgegevens. Dit kan betrekking hebben op persoonsgegevens zoals jouw naam, contactgegevens, CV, cijferlijsten, (eventueel) referentiebrieven, (eventueel) diploma’s en een motivatiebrief.

Screening

Een onderdeel van de procedure is de screening, dit houdt in dat openbaar toegankelijke informatie over jou online kan worden opgezocht, zoals jouw social-media profielen. We kunnen gevonden informatie gebruiken tijdens het sollicitatieproces voor verdere beoordeling. Uiteraard zullen de bevindingen altijd met jou worden besproken. Wij wijzen mensen niet af enkel op resultaten van een screening.

De gronden voor het verwerken van jouw gegevens voor de hierboven genoemde doeleinden kunnen zijn: jouw toestemming, voor zover het nodig is om uiteindelijk een overeenkomst met jou aan te gaan en ons gerechtvaardigde belang om op basis van jouw aanvraag te beoordelen of we jou in dienst zullen nemen.

Als we hulp nodig hebben van externe HR-consultants met betrekking tot jouw sollicitatie kan het zijn dat we jouw gegevens naar hen doorsturen.

We bewaren jouw gegevens niet langer dan dat noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden. Mocht je na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden bij de Solimas groep, dan bewaren wij de gegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen we je alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Indien je toestemming heeft gegeven om jouw gegevens langer te bewaren, dan bewaren wij jouw gegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

Nieuwsbrief & het contact- en aanmeldformulier

Om jou als klant, potentiële klant of relatie te kunnen informeren kan je je abonneren op onze nieuwsbrief. Indien je verlangt dat wij contact met je opnemen, dan kan dit ook via onze website. (teneinde je op de hoogte te kunnen stellen met betrekking tot wijzigingen in onze bedrijfsvoering, met betrekking tot wijzigingen in de door ons geleverde diensten en producten of met betrekking tot specifiek voor jou van toepassing zijnde relevante ontwikkelingen in ons vakgebied; al dan niet ingegeven door innovaties, wettelijke verplichtingen en dergelijken)

Wanneer je je aanmeld voor onze nieuwsbrief, dan doen we dat alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming. De gegevens worden bewaard totdat je het abonnement opzegt. Wij behouden daarna jouw e-mailadres op onze blokkeerlijst, zodat je achteraf niet per ongeluk opnieuw toegevoegd kunt worden. Dit is een standaard feature van onze maildienstverlener MailChimp. Wij vragen jou, bij de inschrijving voor onze nieuwsbrieven, om jouw naam, zodat wij onze nieuwsbrieven persoonlijker kunnen maken.

3. Delen van persoonsgegevens

Solimas zal in geen geval jouw persoonsgegevens verkopen aan derden. Solimas deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

  • wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • dat nodig is om de overeenkomst met je uit te voeren;
  • jij hier toestemming voor geeft;
  • wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
  • wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

  • Cookie leveranciers (zie ook onze cookieverklaring);
  • IT-leveranciers en -dienstverleners;
  • Betaling dienstverleners (en incassobureau);
  • Consultants;
  • Evenement organisaties;
  • Dochterondernemingen van de Solimas Groep.

Om die dienstverlening te verlenen kan Solimas jouw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Solimas doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens. Of dat de partij aan wie we de persoonsgegevens verstrekken Privacy Shield gecertificeerd is.

4. Hoe Solimas jouw persoonsgegevens beveiligt

Solimas neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens bijzonder serieus en derhalve worden door ons passende maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk heeft dat jouw gegevens door ons niet goed worden beveiligd of je heeft aanwijzingen van misbruik, neem dan vooral zo spoedig mogelijk contact met ons op via het e-mailadres: info@solimas.nl.

Om je een indruk te geven van de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens beveiligen, is onderstaand een overzicht gespecificeerd met maatregelen die door ons worden aangewend:

  • De webserver van Solimas bevat beveiligingssoftware (waaronder een firewall);
  • Gegevensoverdracht met de webserver van Solimas vindt plaats via een internetverbinding die is beveiligd conform het TLS-protocol (zie hiertoe de vermelding van ‘https’ en het groen gekleurde hangslotje in jouw adresbalk);
  • DKIM, SPF en DMARC (drie internetstandaarden) worden door ons toegepast om te voorkomen dat je uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, kunnen worden beschouwd als spam of zijn bedoeld om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen;
  • DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) die door Solimas wordt gehanteerd ten behoeve van het omzetten van een domeinnaam naar het hieraan gekoppelde IP-adres (gedurende het omzetten voegen we een digitale handtekening toe die voorkomt dat je kunt worden omgeleid naar een onjuist IP-adres);
  • logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruik makend van wachtwoorden;
  • fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips en camerabeveiliging in ons kantoorpand;
  • organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging.
  • 5. Cookies (of vergelijkbare technieken) die door Solimas worden gebruikt

    Op onze website maken wij gebruik van een tweetal typen cookies. Een cookie is eigenlijk niets anders dan een klein tekstbestandje dat bij jouw bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van onze website en voor jouw gebruiksgemak. De typen cookies die wij gebruiken zijn de volgende.

    Analytische cookies; middels dit type cookies worden geen persoonsgegevens opgeslagen en maken wij derhalve geen inbreuk op jouw privacy. Analytische cookies worden door ons enkel gebruikt om bezoekersstromen op onze website te analyseren. Met de inzichten die wij verkrijgen als gevolg van de analyse van bezoekersstromen, kunnen we de gebruiksvriendelijkheid van onze website voor je verbeteren.

    Opslagperiode cookies

    Functionele cookies; middels dit type cookies worden enkel indirecte persoonsgegevens opgeslagen. Op individuele basis leiden deze gegevens niet tot inbreuk op jouw privacy. Een voorbeeld van een indirect persoonsgegeven dat door ons in een functionele cookie wordt weggeschreven, is de PrivacyCookieNotice. De PrivacyCookieNotice stelt ons in staat om gedurende jouw aanwezigheid op onze website te onthouden of je wel of niet onze cookiemelding hebt gesloten. Onthouden we jouw keuze niet, dan wordt de cookiemelding op iedere pagina van onze website opnieuw aan je getoond.

    Opslagperiode cookies

    Wil je bewerkstelligen dat jouw internetbrowser in het geheel geen (of slechts in beperkte mate) cookies opslaat, dan kun je jouw internetbrowser als zodanig configureren. Bovendien kun je alle informatie die in het verleden middels cookies is opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone verwijderen via de instellingen van de door jou gebruikte internetbrowser.

    Onderstaand tref je een overzicht aan met de meest gebruikte typen internetbrowsers. Activeer je de link toebehorende tot de internetbrowser die je gebruikt, dan word je doorverwezen naar een webpagina alwaar je de instellingen van jouw webbrowser kunt aanpassen en alwaar je cookies kunt verwijderen.

    • Google Chrome
    • Mozilla Firefox
    • Internet Explorer
    • Safari
    • Opera

    6. Persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen

    Als klant, potentiële klant of relatie van Solimas heb je het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door Solimas in te trekken, bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Solimas en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

    Met gegevensoverdraagbaarheid wordt bedoeld dat je bij ons een verzoek kunt indienen om jouw persoonsgegevens waarover wij beschikken naar jou of naar een ander (een door jou genoemde organisatie) te laten sturen. Het overdragen van gegevens kan bijvoorbeeld geschieden middels een digitaal .xlsx-bestand (Microsoft Excel).

    Je kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar het volgende e-mailadres: info@solimas.nl.

    Mocht je daar gebruik van willen maken, let dan op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

    Wij doen ons uiterste best om jouw recht op privacy te respecteren. Als je van mening bent dat wij niet handelen in overeenstemming met de privacywetgeving, dan vernemen wij dat als vanzelfsprekend graag. Bovendien willen wij je erop wijzen dat je desgewenst de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder.

Maarten van montfoort solimas

Maarten van Montfoort

CEO | Leiden

Neem contact op met Maarten